Evolution of Technical Communication 2017 – ден 2

На 2 юни се проведе вторият ден от конференцията Evolution of Technical Communication 2017. Събитието отново бе в Sofia Event Center и участниците отново се събраха за по-практичната част от форума. Там станахме свидетели на презентации върху това как да скицираме документи и проекти. Също така чухме съвети на тема „как да оптимизираме визуалната част от документацията си“. Видяхме и представяне на инструменти на Adobe, които управляват динамичното съдържание в сайтовете ни. Денят завърши с демонстрация от VMware относно плануване и заснемане на видео. Накрая хапнахме торта и закрихме тазгодишното събитие. Можете да видите какво се случи и през първия ден на конференцията в статията ни тук.

Скициране на документи, представено от SAP

Ден 2 на Evolution of Technical Communication 2017 бе открит от Ангел Петров с презентация на тема „как да скицираме документ преди да пристъпим към направата му“. Трейнингът започна със съвети за самото скициране, използването на маркери и начини на рисуване на различни форми и фигури на дъска и листове хартия. Скицирането на документ може да спести доста време, особено при плануването на външния вид и функционалността. Използването на бележки върху скиците е хитър начин за раздвижване на елементи като бутони, параграфи, картинки и фигури по документацията, които ще се имплементират на по-късен етап.

Получихме и полезна информация за различните видове маркери и съвети за боравене с тях. Имахме възможността да практикуваме наученото върху листове с хартия, като рисувахме различни форми. Видяхме и техники за изписване на букви по четлив и подреден начин на дъска. Изпробвахме техниките върху наши скици на проекти, върху които работим в компаниите си. Презентацията завърши с демонстрация на различни видове скици на проекти.

Визуална ефективност в документите от VMware

След кратка почивка дойде време и за втория практически семинар на Evolution of Technical Communication 2017. Той бе под заглавието „Визуална Ефективност“ и ни бе представен от Илияна Костова и Снежана Симеонова, служителки на VMware. От тях научихме много трикове за оптимизиране на визуалната част на техническата документация, както и информация за няколко безплатни инструмента.

Опростена, но ефективна визуализация спомага за доста по-добро възприемане на информацията. Читателят е въвлечен цялостно в материалите, които чете. Визуалното възприемане на информация допринася за по-добро осмисляне и по-дълго задържане на интереса. Илияна и Снежана споделиха техните подходи при визуалната оптимизация на документи. Основен принцип за тях е един документ да бъде достъпен за всички потенциални читатели, включително такива с далтонизъм. Изборът на цветна палитра за определен документ е от голяма важност за бъдещото му възприятие, особено ако има за цел да бъде разбран от по-широка публика.

От VMware представиха и няколко популярни безплатни инструмента, с които можем да си помогнем в работата:

• InkScape е безплатна алтернатива на Adobe Illustrator. С него можем да скицираме и рисуваме диаграми, таблици и всичко нужно за една техническа документация. Друг пример, който можем да споделим с вас, е онлайн платформата draw.io. Тя предлага подобна функционалност и е достъпна безплатно през уеб браузъра на всеки компютър.
• GIMP е познат на много хора като безплатна версия на Adobe Photoshop. С помощта на този инструмент можем да обработваме снимки, картинки и други графики, за да ги модифицираме по най-удобния начин за нашата документация. Друг инструмент, който ние ще споделим с вас, е paint.net. Той има подобна функционалност, удобен е и е също така безплатен.

Презентация на инструменти от Adobe

След едночасовата обедна почивка се включихме към презентацията на Adobe. Там видяхме интересни похвати, идеи и демонстрации, представени ни от Stefan Gentz. Stefan е служител на компанията и има за цел да вдъхновява технически писатели по цял свят да създават полезна и ефективна техническа документация чрез инструментите на Adobe.

Stefan започна презентацията си с коментари относно връзката между документацията и маркетинга на една компания. По негови думи, всеки един сериозен клиент би се обърнал към техническата документация на един продукт, за да разбере на какво е способен, след като се запознае със съществуването му от маркетинг материалите. Като се замислим, в доста случаи това е много правилно. Винаги, когато търсим да си купим телефон, компютър, кола, часовник, електроуред, храна и какво ли още не, се зачитаме в документацията, която описва съдържанието и функциите. Почти никога не купуваме нещо само заради красивата реклама, особено ако говорим за техника. Често маркетинг отделите на компаниите използват части от техническата документация за да демонстрират способностите на продуктите си.

Презентацията продължи с коментари и съвети за това как да създадем, напишем, публикуваме, популяризираме, споделим и продадем документацията си по-ефективно. На съвременния пазар е изключително важно техническото описание на един продукт да е лесно и бързо достъпно и потребителят да има достъп до важните неща в нея по най-бързия начин. Функции като търсене и сортиране са неизбежна част от една документация. Gentz сподели, че следващата стъпка на техническата документация е тя да предсказва нуждите на потребителя и да бъде налице в точния момент. Той даде пример с това как служител на компания получава информация за грешка в машина на таблета си по време на обедната почивка. Виждайки точната грешка в машината, този служител има възможността да натисне кода и да види точното решение и стъпките, нужни за поправката още докато върви към машината, вместо да се лута из документацията.

Stefan спомена и темата за iiRDS стандарта, който се разработва в момента. Gentz е част от екипа, който го създава и оптимизира. Това е стандарт за интелигентно поискване и доставяне на нужна информация (Intelligent Information Request and Delivery Standard). Този стандарт се стреми да автоматизира и оптимизира максимално достъпа и предлагането на техническа информация при продуктите. iiRDS се разработва от tekom.

На екрана видяхме пример с упътването на камерата GoPro Hero5 и това как тя е оптимизирана за нуждите на потребителя и е комбинирана с други отдели на компанията.

Презентацията завърши с кратка демонстрация и описание на Adobe Experience Manager. Това е инструмент за корпоративни нужди, с помощта на който може лесно да се борави с техническата документация и имплементирането ѝ в страницата на компанията. С помощта на този инструмент фирмите ще могат да комбинират няколко отделни неща и да насочват точно определени части от документацията към читателя, в зависимост на това кой точно я чете. Като пример видяхме как краен потребител и програмист могат да виждат две различни неща на един и същи документ, като те имат достъп само до полезните за тях данни.

„Как да планираме и заснемем видео“ от VMware

Денят завърши с презентация на Renate Kempf от VMware на тема „как да заснемем видео“. Лекторката сподели личен опит и съвети относно плануването и заснемането на видео. Тя разказа как можем да използваме ограничен бюджет за добро и ефективно видео. Чухме още и полезни съвети за това как подобни проекти могат да бъдат използвани заедно с техническата документация. Чрез видео могат да се обяснят стъпки на сложни процеси при даден продукт. С помощта на анимации можем да покажем взаимодействия на различни части на нашите продукти. Видеото може лесно да замести голяма част от документацията и упътванията на мобилни устройства.

Renate описа различните типове видео и сподели с нас програмите, които използва за нейните проекти:

• Finaldraft е софтуер за писане на сценарии, който лесно може да оптимизира и форматира текста спрямо вашите нужди.
• Screenplay е друг подобен безплатен софтуер, който предлага същата функционалност и е доста прост за използване, дори на мобилни устройства.
• Camtasia е продукт за редактиране на видео файлове и сглобяването на няколко такива в цялостен продукт.
• Captiva е софтуер за правене на скрийншотове и добавянето им към видеа.

Kempf сподели с нас съвети за по-добро озвучаване, оптимизиране на говора във видеото и как да направи простички визуални ефекти като анимации. Тя завърши презентацията си с това колко е важно да подберем правилно хората и текста за нашето видео и как това се отразява изключително много върху зрителя. Накрая имахме възможност да направим кратки видеа един на друг и да сглобим собствени проекти.

Завършек на Evolution of Technical Communication 2017

След последната презентация се събрахме за да закрием конференцията. За всички имаше свежа лимонада и торта. Хората размениха контакти и се снимаха. С това завърши Evolution of Technical Communication 2017.