Evolution of Technical Communication 2017 – ден 1

В първите дни на месец юни се проведе ежегодната конференция Evolution of Technical Communication 2017. Събитието се състоя в Sofia Event Center в столицата и събра някои от най-големите компании в бранша. На форума станахме свидетели на презентации от компании като SAP, Adobe и VMware. Форумът се организира от TCWorld GmbH и със съдействието на tekom България. Това бе седмото издание на тази конференция.

Какво видяхме на Evolution of Technical Communication 2017

На връх деня на детето Evolution of Technical Communication 2017 отвори вратите си за регистрация към 8:30 сутринта. Гостите на конференцията се наредиха за да вземат баджовете си и да получат програмите за двудневната конференция. Хората постепенно заеха местата си в прохладната и обширна зала и зачакаха началото на събитието. Към 9:15 бе дадено началото от две от организаторките. Въведението започна с информация за професията technical writer (документатор). За сега тя не съществува като такава пред българското правителство и всички ние се водим по документи на най-различни позиции от разработчик-мултимедия до трейнинг/маркетинг специалисти. Писмо до министерството беше подготвено за учредяването на подобна позиция и желаещите имаха възможност да го подпишат по време на почивките.

Организаторите продължиха с малко повече информация около тази индустрия. Интересен факт е, че това е един от най-еманципираните сектори изобщо. Повече от 50% от служителите в този бранш са жени. Презентаторките изразиха своята благодарност и радост от факта, че броят на публиката и участниците расте с всяка изминала година.

Leah Guren – CEO на Cow TC

Конференцията продължи с презентация на Leah Guren, изпълнителен директор на Cow TC. Тя показа колко е важно един бизнес да има правилно конструирана документация и как това може да е фатално, ако не се обмисли добре. Презентацията премина гладко. Балансът между весели коментари, забавни картинки, интеракция с публиката и важни бележки по темата развесели хората. Leah коментира как Английският език отдавна е широкоразпространен и е на първо място, когато става дума за бизнес. Според нея, много компании все още не го разбират и, за жалост, в повечето се комуникира на доста развален английски.

Друго, на което бе обърнато внимание, беше начинът, по който компаниите избират име на продукт или услуга, която предлагат на пазара. В днешният свят на онлайн преводачи, глобализация и автоматизация, обмислянето на правилното име на един продукт е от голямо значение. Според Guren, макар името на определен продукт да е идеално за определен пазар, превеждането му на друг език може да е фатално за компанията. Тя даде простичък пример с име на капучино Carpucino и това как това звучи добре на Иврит, но предизвиква доста усмивки и повдигания на вежди сред англоговорящите.

Leah Guren продължи презентацията си с това как възприемаме хората, с които общуваме. Езикът, предубежденията, подсъзнанието и граматиката имат огромно значение как възприемаме събеседника си. Leah показа как всичко това има същия ефект при документацията на определена компания. Според нея, никой не би погледнал сериозно на компания, чиято документация е написана неграмотно, не е естетически издържана и не е добре оформена. Дори да знаем, че продуктът е добър, подсъзнателно не бихме го избрали заради несериозния вид на компанията, създала го, именно заради начина на изразяване в писмените материали.

Guren премина към края на своята презентация с някои забавни картинки от популярния сайт damnyouautocorrect.com. Там хората могат да се позабавляват на хумористичните ситуации, в които изпадат хората, след като допуснат автоматичната корекция на своя телефон да преправя думи в техните чатове.

Tina – личният асистент от SAP

След кратка почивка голяма част от публиката отново се събра в залата за втората презентация на Evolution of Technical Communication 2017. От тук до края на събитието презентациите бяха разделени по зали и посетителите имаха избор между различни интересни теми. Ние се спряхме на личният асистент от SAP – Tina. На сцената излязоха Екатерина Митова и Дима Илиева от SAP. Те ни разказаха малко повече за програмите с изкуствен интелект chatbot, с които можем да си пишем и да използваме в ежедневието за полезни дейности. Видяхме и демонстрация на екрана, където Екатерина и Дима показаха какво е да се комуникира с подобен асистент. Презентаторките ни показаха процеса на създаване и тестване на подобен продукт като използваха за пример Tina – личният асистент на SAP.

Презентацяита продължи с това как подобен асистент може да се ползва в документацията на определен продукт. На екрана видяхме материали на компанията и иконката на асистента. Последваха обяснения за това какво е полезно и кое не е добре да се прави при имплементацията на подобен асистент. Според SAP е добре да се ограничи използването на свободен текст при комуникацията с подобен продукт. Повечето потребители биха се забавлявали с него преди да го ползват по същество и за това Tina е ограничена до предварително зададени думи и фрази. За разлика от продукти като Google Assistant и Siri, Tina има за цел да помага на клиента с определен продукт. Продуктът е създаден с помощта на Motion AI и от SAP показаха някои ограничения, които са си наложили и причините зад тях.

За компанията, опазването на личните данни е на първо място и това е основната причина да избегнат подхода, който са предприели от Google за техния асистент. Друг интересен подход е придаването на човешки облик на асистента. Видяхме проучвания и аргументация за това как не трябва да се прекалява с това и че хората предпочитат все пак да усещат, че комуникират с машина.

В този момент зазвуча музика от съседната зала, където Кока Кола имаха събитие. Публиката се разсмя и това не попречи на Evolution of Technical Communication 2017 да продължи по план.

Екатерина и Дима завършиха своята презентация с обобщение и цялостна информация около проекта Tina. Според тях, създаването на подобен продукт отнема около 4 месеца и е изключително трудно да се идентифицират и поправят грешки и бъгове след това.

Шоколадовият Doc Sprint на Software AG

След пауза за кафе, сцената зае Цветелина Илиева от Software AG. Тя ни разказа за процеса по създаването на документация или тъй нареченият doc sprint. Това е метод за бързо и ефективно създаване на документация на определен продукт, който се използва от някои компании. Цветелина сравни процеса с течен шоколад, като двете неща трябва да вървят „гладко и безпроблемно“. За по-запознатите ще кажем, че процесите и идеите, които Илиева сподели наподобяват модифициран SCRUM подход към документирането на определен продукт.

Презентацията продължи с по-подробни обяснения около работния процес на подобен проект. Имахме възможност всеки за себе си да сравни това, което прави в неговата компания, с това, което видяхме на екрана. Цветелина поясни, че процеса наподобява писането на книга и творчеството на документаторите не би трябвало да се прекъсва. Изолирането на екипа при подобни проекти е полезно за креативността и концентрацията, поясни още презентаторката. Според Илиева, подобен процес прави създаването на документация изключително бързо и ефективно. Това доведе до комичния въпрос от публиката „Как убеждавате мениджъра си да ви плаща заплатата през останалата част от годината?“ след сесията.

Към края имахме възможност да се насладим на прекрасно видео, показващо процеса около направата на различни видове шоколадови трюфели. Гладкостта и плавният ритъм олицетворяват процесите, за които чухме по-рано. Това раздвижи и стомасите на публиката.

Последва обедна почивка, по време на която участниците имаха възможността да се насладят на вкусен обяд и да общуват един с друг.

Дискусия на тема User Experience

След обедната почивка имахме шанс да участваме в дискусия на тема User Experience с другите участници от конференцията. Разговорът обгърна теми от това как потребителите се влияят от доументацията на определен продукт, през идеи за избирателно публикуване на данни за съответните потребители, през това дали е редно потребителите да могат да участват в създаването и обновяването на документация, до това какъв тип потребители най-често се обръщат към документацията и дали не е по-редно да се препоръчва съпорт.

Всяка група имаше възможност да направи бележки, по които по-късно щеше да покаже идеите си на останалата част от публиката.

Adventures in Collaboration от VMware

Конференцията продължи с презентация от VMware на тема „Как еволюира документацията в една компания“. Сцената заеха Renate Kempf и Илияна Костова от VMWare. Те ни разказаха за премеждията, през които са преминали в процеса на оптимизиране на документацията си. Чухме историята им как един куп нахвърляни статии, писани от програмисти в wiki формат са били оптимизирани, структурирани и синтезирани в цялостна документация. Видяхме познати на повечето компании техники и инструменти за писане, редактиране и публикуване на документация. Kempf и Костова ни разказаха за плюсовете и минусите от това да ползваме DITA, как се редактира документация в XML формат и какви предимства и недостатъци водят тези обновления за една компания.

Dynamic Content Publishing от Deftec

След поредната пауза за кафе и глътка въздух, подиумът в голямата зала зае Marton Klausz от Deftec. Темата на неговата презентация бе Dynamic Content Publishing (публикуване на динамично съдържание) – какво е това и как може да се използва. Klausz започна презентацията доста ведро и раздвижи обстановката в залата. Чухме подробен разказ за това какво е Dynamic Content и защо имаме нужда от него. Marton даде примери с това как съдържанието на определен документ се променя спрямо това кой го чете, какво точно описва и в каква ситуация е нужно. Представете си как четете документацията за колата си на телефона и търсите определена грешка. Вместо да ви се налага да прелиствате хилядите страници, би било значително по-лесно ако съобщението за грешка на телефона ви води директно до частта от документацията, която се отнася за нея и действията, които трябва да се предприемат.

Водещият продължи с разказ за това как всичко това е свързано с документацията на всяка една фирма. Веселият дух на Klausz държеше публиката. Той даде още примери за това как документацията, ако бъде модифицирана по правилния начин, може сама да се наглася спрямо читателите си и техните нужди. В зависимост дали програмист или краен потребител чете документацията на определена програма, екранът ще показва само определени полезни данни за съответният човек.

Презентацията продължи с кратък урок по история на техническата документация:

• През 70-те години на милания век, хората масово са възприемали информацията четейки книги и списания докато са в автобуса, вкъщи, на работа и къде ли не.
• 80-те водят със себе си революцията на цифровата (дигиталната) информация. С това хората имат възможността да възприемат и да разполагат с много повече данни.
• 90-те дават началото на интегрираната (вградена) информация в продуктите. Вече имаме помощни текстове в самите устройства и не е нужно да носим наръчници със себе си.
• Началото на новото хилядолетие ни посреща с добре оформена документация, която може да се възприема на различни устройства, под различен формат и да бъде доста по-лесно възприемана.
• През последните десет години (2010 насам) виждаме документация, която може да бъде сортирана, да се търси в нея, да бъде широко използвана и полезна на повече потребители и да се обновява редовно.
• Следващата стъпка е подобна техническа документация да стане динамична и да се напасва спрямо нуждите на потребителя.

След това препускане през последните 50 години Marton продължи със сравнение на методите за създаване на документация Waterfall и Agile. Като допълнение Klausz показа важността на metadata-та в документацията и това как тя помага при сортирането и подреждането на един динамичен документ. Неговата презентация завърши с весели моменти и забавни картинки от Интернет.

Hack your Project Management от Leah Guren

Първият ден завърши с презентация от Leah Guren относно оптимизирането на процесите, свързани с project management. Изпълнителният директор на Cow TC излезе на сцената за твори път. Тя сподели полезни съвети относно управлението на проекти, свързани с техническата документация. Тя сподели с нас петте си съвета за по-успешно управление:

1. Да открием цялостния обхват на проекта преди неговия старт („това ще подпомогне User Interface частта на продукта ви“)
2. Идентифицирайте хората, за които правите проекта и техните основни притеснения и препоръки.
3. Използвайте инструменти за да планирате и проследите прогреса на проекта си (Гантовите диаграми са полезни)
4. Комуникирайте открито и ясно (бъдете кристално ясни в предложенията, плановете си и коментарите, за да избегнете двусмислия)
5. Анализирайте проекта след неговото завършване (направете разбор на процесите и на това какво може да се промени)

Така завърши първият ден от Evolution of Technical Communication 2017. Ще ви разкажем за вторият ден в следващата ни статия.